档案管理制度
时间:2015-03-21 13:56 来源： 发布人：admin 浏览：
一、档案保密
1.认真学习，宣传贯彻执行（保密法）；
2.对保密文件、资料、档案的划分，等级的变更，必须按国家有关制度和规定处理。
3.严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续，并只限于在阅览室内阅读，不得私自抄录或拍照，更不得带回家。
4.保密文件、资料、档案阅读完毕，应交保密员存放在专柜内，妥善保管，以防丢失、泄密事件的发生。
5.凡遇重大节、假日，要对全体干部、职工进行保密教育，并对“三密”文件、资料进行一次清理，重点保护。
6.对造成损失、泄密的科室和个人，应追究其责任，并视其情节轻重给予必要处罚。
二、档案保管
1.机关全部档案必须由档案室集中统一保管，任何人不得据为已有。
2.加强库房管理，做好防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作，做好库房内温、湿度测记，保持室内合理温度。
3.严禁无关人员进入档案库房。
4.室藏档案必须排列整齐有序，并定期进行清理，校对工作，做到目录与室藏档案相符。
5.严格按档案管理的规定履行档案移交，接收等手续。
6.认真做好档案的鉴定工作，不得擅自销毁档案，如需销毁，首先编制销毁清册，由鉴定小组批准鉴定，在有人监督的情况下，方能销毁。
7.档案保管不善造成毁册和丢失，要追究有关人员法律责任并予以处罚。
三、档案利用
1.凡因公需到档案室利用档案的，必须填写使用登记，外单位利用者，必须持单位介绍信或有关证件，经院领导批准后方可使用。
2.档案原则上不外借，利用者可在阅览室查阅，特殊情况需要借出者，必须经分管院领导批准，并办理借阅手续，外借时间不得超过三天。
3.档案利用者必须爱护档案，严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料，否则，按《档案法》的有关规定追究责任。
4.档案工作人员要热情招待档案利用者，准确迅速地调出利用者所需档案，同时，要认真做好查阅档案的登记与统计工作，注意反馈和收集利用效果。
5.“三密”文件借阅范围要从严掌握．必须借阅时，要经分管领导批准。
四、档案的借、传阅
1.借阅和传阅文件，要办理登记手续，退还文件要办理注销手续。
2.对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意，任何科室或个人不得自行复印或传阅，复印件视同正式件一样管理，如系秘密材料应加盖档案号章并注明此材料的出处和依据。
3.利用者应精心爱护和妥善保管档案，不得在上画线条，作标记，不得涂改，沾污，拆散档案，未经允许不得转借他人或携带外出。
4.普通文件一般一周内归还，几个科室合办的文件两周内归还，特殊情况要办理续借手续。
5.个人不得查阅涉及本人有关问题的档案，如需查证某一问题，可通过有关职能部门审档。
6.上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意后方可查阅，如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。
7.档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内的文件情况仔细进行清点，检查无误后方可注销。
